Ein traditionsreicher Verlag stand vor der Herausforderung, seine gewachsenen Arbeitsabläufe ins digitale Zeitalter zu überführen. Die Mitarbeiter verbrachten täglich Stunden damit, E-Mails manuell abzulegen, Kontakte in verschiedenen Listen zu pflegen und Newsletter über veraltete Systeme zu versenden.

Der erste Schritt war die Integration eines modernen Newsletter-Systems. Dabei war es entscheidend, die Mitarbeiter von Anfang an einzubinden. Wir analysierten gemeinsam ihre bisherigen Arbeitsabläufe und identifizierten die Schmerzpunkte. Das neue System sollte nicht nur technisch überlegen sein, sondern vor allem den täglichen Workflow verbessern.

Ein besonders komplexer Aspekt war die Automatisierung der E-Mail-Ablage. Viele Mitarbeiter hatten ihre eigenen, über Jahre entwickelten Systeme. Statt diese komplett zu ersetzen, entwickelten wir gemeinsam Regeln und Filter, die die bestehenden Strukturen respektierten.

Der Schlüssel zum Erfolg?

Der Erfolg zeigte sich nicht nur in der gewonnenen Zeit, sondern vor allem in der verbesserten Zusammenarbeit. Mitarbeiter konnten nun problemlos auf aktuelle Kontaktdaten zugreifen, Newsletter-Kampagnen wurden effizienter gesteuert, und die automatisierte E-Mail-Ablage sorgte für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Kommunikation.

Rückblickend war der entscheidende Faktor, dass wir die Digitalisierung nicht als reines IT-Projekt behandelten, sondern als Transformation der Arbeitsweise. Wir nahmen uns Zeit für jeden Schritt und stellten sicher, dass die neuen Systeme tatsächlich den Arbeitsalltag erleichterten.