Digitale Reife als Schlüssel zur erfolgreichen KI-Integration

Michael Schiller

February 17, 2025 · 7 minutes read

Digitalisierung

Digitalisierung, KI, disruptive Technologien – Buzzwords, die in Dauerschleife laufen. Doch was passiert wirklich in Unternehmen? Oft herrscht digitales Durcheinander. Insellösungen, die nicht zusammenpassen, Prozesse, die im analogen Zeitalter hängen geblieben sind. Kurz: Digitale Anarchie statt durchdachtem Konzept.

Bevor du jetzt von KI-gestützten Chatbots und Predictive Analytics träumst, musst du deine digitalen Hausaufgaben machen. KI als vermeintliche Abkürzung entpuppt sich schnell als teurer Umweg, wenn die Basis nicht stimmt. "KI-Influencer" versprechen oft zu viel, was zu Frustration und Skepsis führt.

Der digitale Zwilling der analogen Ineffizienz

Was oft als "Digitalisierung" verkauft wird, ist in Wahrheit nur die digitale Kopie analoger Ineffizienz. Es ist, als würdest du ein neues Dach auf ein Haus setzen, dessen Fundament bröckelt. Du schaffst den digitalen Zwilling deiner analogen Probleme.

Hier sind die häufigsten Probleme:

Das Dateichaos: Unzählige Versionen von Dokumenten schwirren herum, jede*r arbeitet an seiner eigenen Version. Der Überblick? Fehlanzeige! Erinnert an einen chaotischen Secondhandladen, in dem du nichts findest.
Die E-Mail-Flut: Projekte werden über endlose E-Mail-Ketten gesteuert. Der Posteingang explodiert, wichtige Informationen gehen unter. Suchst du wirklich noch die Nadel im Heuhaufen, während es bessere Tools gibt?
Papierprozesse: Pläne werden gedruckt, handschriftlich korrigiert und wieder eingescannt. Ein digitaler Zirkus, der Zeit und Ressourcen verschlingt. Warum nicht gleich Rauchzeichen geben?
Verlorenes Wissen: Neue Mitarbeitende starten ohne ordentliche Dokumentation, wertvolles Wissen geht verloren, wenn erfahrene Kolleg*innen gehen. Das Wissen verstaubt in den Köpfen, statt für alle zugänglich zu sein.
Manuelle Zeiterfassung: Stundenzettel und Excel-Listen statt smarter Tracking-Software. Ineffizient und fehleranfällig. Es ist, als würdest du mit dem Abakus rechnen, während ein Taschenrechner in der Schublade liegt.
Veraltete Software: Jahrzehntealte Programme werden notdürftig am Laufen gehalten. Updates? Schulungen? Zu teuer! Fährst du auch noch mit einem Auto, dessen Bremsen 30 Jahre alt sind?

Echte Digitalisierung – Die Basis für KI

Echte Digitalisierung ist mehr als nur analoge Prozesse digital abzubilden. Es geht darum, Prozesse neu zu denken, zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Sie schafft Transparenz, fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen. Stell dir ein Orchester vor: Jedes Instrument ist perfekt aufeinander abgestimmt und spielt eine harmonische Melodie. Es geht um die Transformation des gesamten Unternehmens, nicht nur um die Einführung neuer Tools. Erst wenn dieses Orchester eingespielt ist, kann KI als Solist glänzen.

Automatisierung, die auf ineffiziente Prozesse angewendet wird, wird Ineffizienz nur vergrößern.

Wie aber schaffst du diese digitale Basis? Es geht um mehr als nur um Technologie. Es geht um die richtige Haltung, um Kompetenz und um die Bereitschaft, sich zu verändern.

So geht's richtig:

Automatisierte Prozesse: Dokumente durchlaufen digitale Freigabeprozesse, ohne dass du ständig hinterher sein musst. Spart Zeit und reduziert Fehler.
Zentrale Wissensplattformen: Einheitliche, durchsuchbare Dokumentationen stehen allen zur Verfügung. Jede*r findet schnell, was er oder sie braucht. Eine gut sortierte Bibliothek des Wissens.
Moderne Kommunikationstools: Teams- oder Slack-Chats ersetzen endlose E-Mail-Verläufe. Schneller, direkter und transparenter.
Digitale Unterschriften: Kein Papierkram mehr, Freigaben erfolgen in Sekundenschnelle. Spart Zeit und Nerven.
Cloud-Systeme: Du kannst von überall aus arbeiten, ohne dich um veraltete Serverstrukturen kümmern zu müssen. Mehr Flexibilität, weniger Kosten.

Das sind keine Extras, sondern der neue Standard. Unternehmen, die diese Grundlagen beherrschen, sind agiler, effizienter und innovativer. Sie passen sich schneller an veränderte Marktbedingungen an und ergreifen neue Chancen. Und sie sind bereit für den nächsten Schritt: den intelligenten Einsatz von KI.

Konkrete Beispiele für den Anfang

Du musst nicht gleich alles auf einmal umkrempeln. Starte mit kleinen, überschaubaren Projekten, um erste Erfolge zu erzielen und Akzeptanz zu schaffen.

Hier ein paar Ideen:

Führe ein Projektmanagement-Tool ein: Organisiere Aufgaben, Termine und Ressourcen zentral. Verbessert die Zusammenarbeit und den Überblick.
Erstelle eine digitale Wissensdatenbank: Dokumentiere Prozesse, Anleitungen und Best Practices. Sichert Wissen und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Nutze Cloud-Speicher für die Zusammenarbeit: Teile Dokumente und Daten sicher mit Kolleg*innen und Kund*innen. Ermöglicht flexibles Arbeiten von überall aus.
CRM-System: Verwalte Kundenbeziehungen zentral, tracke Interaktionen und automatisiere Marketingaktivitäten. Ein Handwerksbetrieb könnte so beispielsweise automatisch Geburtstagsgrüße an seine Kund*innen versenden und anstehende Wartungstermine proaktiv anbieten.
Digitale Personalakte: Verwalte Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen digital. Das spart Papier und vereinfacht administrative Prozesse.

Die Integration ist entscheidend

Die Einführung eines Tools allein reicht nicht. Entscheidend ist die Passgenauigkeit für dein Unternehmen, die Integration in bestehende Systeme und die Beteiligung deiner Mitarbeitenden. Digitalisierung ist kein reines Technikprojekt, sondern ein ganzheitlicher Transformationsprozess. "Culture eats strategy for breakfast", sagte Peter Drucker. Das gilt auch für die Digitalisierung. Ohne die Akzeptanz und das Engagement deiner Mitarbeitenden wird jede noch so ausgeklügelte Technologie scheitern.

Achte darauf, dass die neuen Tools und Prozesse in das gesamte Ökosystem deines Unternehmens integriert werden. Das bedeutet:

Integration in bestehende Systeme: Die neuen Tools sollten nahtlos mit deinen bestehenden Systemen zusammenarbeiten, um Datensilos zu vermeiden. APIs (Application Programming Interfaces) spielen hier eine entscheidende Rolle. Sie ermöglichen den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen. Nutze beispielsweise die API deines CRM-Systems, um automatisch Kundendaten in dein Projektmanagement-Tool zu übertragen. Oder lasse dir automatisiert Zusammenfassungen aus deinen Projektmanagement-Tools in Slack posten.
Schulung und Weiterbildung: Investiere in die Schulung deiner Mitarbeitenden, damit sie die neuen Tools effektiv nutzen können. Biete regelmäßige Weiterbildungen an, um sicherzustellen, dass dein Team immer auf dem neuesten Stand ist.
Klare Verantwortlichkeiten: Definiere klare Verantwortlichkeiten für die verschiedenen digitalen Prozesse. Wer ist für die Pflege der Wissensdatenbank verantwortlich? Wer kümmert sich um die Aktualisierung der Kundendaten im CRM-System?
Feedback-Schleifen: Etabliere Feedback-Schleifen, um sicherzustellen, dass die neuen Tools und Prozesse auch wirklich einen Mehrwert bieten. Frage deine Mitarbeitenden regelmäßig nach ihrer Meinung und passe die Prozesse bei Bedarf an.

Punkte der Wahrheit

Definiere "Punkte der Wahrheit" – also Orte, an denen Informationen zentral zugänglich sind und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Lege fest, welche Tools in welchem Verantwortungskontext genutzt werden:

Ticketsysteme: Nutze Ticketsysteme für die gemeinsame Arbeit an Projekten und Themen. Hier werden Aufgaben dokumentiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Fortschritte verfolgt.
Chat-Tools (z.B. Slack): Nutze Chat-Tools für die schnelle, informelle Kommunikation. Verabrede dich zum Mittagessen oder tausche dich kurz zu einem Thema aus.

Wichtig: Wenn in einem Chat-Tool eine Entscheidung getroffen wird, die ein Projekt betrifft, muss diese Information im Ticketsystem dokumentiert werden. Warum? Aus Risikomanagement-Gründen. Wenn eine*e Mitarbeiter*in ausfällt, sollen die anderen weiterarbeiten können, ohne wichtige Informationen zu vermissen.

KI-Einsatz - Erst die Pflicht, dann die Kür

Sobald deine digitalen Prozesse stehen, kannst du anfangen, KI sinnvoll einzusetzen. Hier einige Beispiele:

KI im Kundenservice: Chatbots beantworten häufig gestellte Fragen und entlasten dein Team. Voraussetzung: Eine gut strukturierte Wissensdatenbank, auf die der Chatbot zugreifen kann.
KI im Marketing: KI-gestützte Tools analysieren Kundendaten und personalisieren Marketingkampagnen. Voraussetzung: Ein gut gepflegtes CRM-System.
KI in der Produktion: KI optimiert Produktionsprozesse und erkennt frühzeitig Fehler. Voraussetzung: Eine lückenlose Datenerfassung und -analyse.

Ohne eine solide digitale Basis wird der KI-Einsatz jedoch zum Glücksspiel. Du riskierst, falsche Entscheidungen zu treffen, Ressourcen zu verschwenden und deine Mitarbeitenden zu frustrieren. Wie schnell kann ein LLM-gesteuerter Reinigungsroboter zum Problem werden, wenn er aufgrund fehlerhafter Daten den Hundehaufen in der Lobby verteilt?

Das eigentliche Problem liegt oft in einem falschen Blick auf die notwendigen Grundvoraussetzungen, einer falschen Erwartungshaltung an Ergebnisse und Umsetzungsaufwand sowie einem Einsatz an falscher Stelle oder ohne Betrachtung der Konsequenzen.

Verpasse nicht den Anschluss!

Die Digitalisierung ist längst da – und manche haben den Anschluss schon verpasst. Wer sich nicht digital weiterentwickelt, wird abgehängt. Bevor du in den KI-Zug einsteigst, stelle jedoch sicher, dass dein Unternehmen digital aufgerüstet ist, reif genu ist.

Packen wir es an und machen dein Unternehmen fit für die digitale Zukunft! Denk daran: Es ist ein Marathon, kein Sprint. Beginne mit kleinen Schritten, lerne aus deinen Fehlern und feiere deine Erfolge. Die digitale Transformation ist eine Reise, die sich lohnt. Und sie ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche KI-Integration.