Es klingt so verlockend: Prozesse digitalisieren, Papier abschaffen, Bürokratie reduzieren. Die Realität sieht anders aus. In vielen Organisationen passiert nach der Digitalisierung genau das Gegenteil – es wird nicht weniger Bürokratie, sondern mehr.
Der Organisationssoziologe Stefan Kühl hat das kürzlich in der FAZ auf den Punkt gebracht: Die Hoffnung, man könne Bürokratie einfach wegdigitalisieren, ist eine Illusion. Und er hat recht – zumindest teilweise.
Kühl 2026 Vergebliche Hoffung.pdf1000 KB
Das Paradox der digitalen Bürokratie
Was passiert, wenn Organisationen ihre Prozesse digitalisieren? Technisch werden Abläufe schneller. Gleichzeitig entstehen aber neue Regeln, neue Abstimmungsschleifen, neue Sonderfälle. Was früher informell gelöst wurde – ein kurzer Anruf, eine Notiz auf dem Schreibtisch – muss plötzlich dokumentiert, freigegeben und systemkonform abgewickelt werden.
Die Komplexität verschwindet nicht. Sie verlagert sich auf eine neue Ebene.
Das liegt nicht daran, dass Technik grundsätzlich schlecht wäre. Es liegt daran, dass viele Organisationen versuchen, ihre bestehende Steuerungslogik einfach zu digitalisieren. Wenn eine Organisation stark auf Kontrolle, Absicherung und Standardisierung setzt, dann verstärkt Software genau das.
Aus analoger Bürokratie wird digitale Bürokratie – effizienter und lückenloser als zuvor.
Das Problem mit Standardsoftware
Große ERP-Systeme zeigen dieses Problem besonders deutlich. Sie bringen starre Prozessmodelle mit, die selten zur realen Arbeitsweise passen. Die Software definiert, wie gearbeitet werden soll – nicht umgekehrt.
Was passiert? Mitarbeitende entwickeln Workarounds. Nebenprozesse entstehen. Informelle Absprachen halten den Laden am Laufen. Die Software läuft – aber die Organisation arbeitet drum herum.
Der erhoffte Bürokratieabbau bleibt aus. Stattdessen gibt es jetzt zwei Systeme: das offizielle und das tatsächliche.
Der andere Weg: Software, die sich anpasst
Genau hier liegt die Alternative. Statt Organisationen in vorgefertigte Systeme zu pressen, kann Software dort ansetzen, wo konkret Reibung entsteht.
Das bedeutet: Nicht alles digitalisieren, sondern gezielt das, was wirklich entlastet.
Und das Entscheidende: Ohne Entscheidungsfreiheit und Flexibilität zu zerstören.
Der Unterschied ist grundlegend. Standardsoftware versucht, Organisationen zu normieren. Individuelle Lösungen unterstützen reale Arbeitsweisen.
Warum das jetzt möglich ist
Individuelle Software hatte lange einen entscheidenden Nachteil: Sie war teuer. Zu teuer für die meisten Anwendungsfälle. Deshalb griff man zu Standardlösungen und nahm deren Einschränkungen in Kauf.
Das hat sich geändert.
Mit dem Einsatz von Large Language Models in der Softwareentwicklung sind die Kosten für maßgeschneiderte Lösungen dramatisch gesunken. Was früher 100.000 Euro gekostet hätte, ist heute für einen Bruchteil machbar.
Nicht weil Entwickler schneller tippen. Sondern weil sich verschoben hat, wofür man bezahlt: weniger für repetitive Implementierung, mehr für das Verstehen des eigentlichen Problems.
Bürokratie entsteht nicht durch Technik
Die zentrale Erkenntnis: Bürokratie entsteht nicht durch Technik, sondern durch komplexe Steuerung. Wenn eine Organisation ihre Steuerungslogik nicht hinterfragt, wird jede Software zum Bürokratieverstärker.
Wenn man Digitalisierung aber als Chance begreift, Prozesse wirklich zu vereinfachen – nicht nur zu beschleunigen – dann wird sie zum Entlastungsinstrument.
Sie reduziert unnötige Schleifen. Vermeidet Doppelarbeit. Schafft Übersicht. Ohne neue Regelmonster zu produzieren.
Die Frage ist nicht ob, sondern wie
Die Kritik an naiver Digitalisierung ist berechtigt. Aber die Antwort ist nicht, auf Digitalisierung zu verzichten. Die Antwort ist, sie anders zu denken.
Nicht: Wie digitalisieren wir unseren bestehenden Prozess?
Sondern: Welches Problem wollen wir eigentlich lösen – und was ist der einfachste Weg dorthin?
Manchmal ist die Antwort dann tatsächlich: weniger Software, nicht mehr. Manchmal ist sie: eine kleine, passgenaue Lösung statt eines großen Systems.
Und manchmal ist sie: den Prozess selbst zu hinterfragen, bevor man ihn digitalisiert.
Das ist aufwändiger als ein Standardprodukt einzukaufen. Aber es ist der einzige Weg, der tatsächlich funktioniert.
