Digitale Tool-Überlastung: Warum Unternehmen zu Excel zurückkehren und wie du das verhinderst

Kennst du das Gefühl, von einer Flut an digitalen Tools erschlagen zu werden? Du bist damit nicht allein. Eine aktuelle Studie von Pleo, basierend auf Interviews mit über 3000 Finance Executives und CFOs, zeigt: 44 % der deutschen Unternehmen kämpfen mit einer regelrechten digitalen Überlastung und greifen zunehmend auf vermeintlich simple Lösungen wie Excel oder Taschenrechner zurück. Klingt paradox, oder? In Zeiten der Digitalisierung eine Rückkehr zum Bewährten. Aber warum ist das so und was kannst du dagegen tun?

Die Pleo-Studie offenbart, dass Teams im Schnitt mit fast sieben Tools jonglieren. Das Problem: Ein Drittel davon ist schlecht oder gar nicht miteinander integriert. Das führt zu einer Ermüdung und Frustration aufgrund der schieren Anzahl und der mangelnden Konnektivität der Werkzeuge.

Stell dir vor, du musst Daten manuell von einem System ins nächste übertragen – zeitaufwendig, fehleranfällig und demotivierend. Das nachträgliche Integrieren solcher Insellösungen ist oft komplex und teuer, ein Fass ohne Boden.

Unternehmen stehen vor einer schwierigen Entscheidung: Setzen sie auf eine umfassende All-in-One-Lösung oder auf mehrere spezialisierte Tools? Die Wahrheit ist: Die "Eierlegende Wollmilchsau", das Tool, das alles für alle perfekt kann, existiert schlichtweg nicht. Finanzteams müssen also Kompromisse eingehen und versuchen, Produktivität und Nutzerfreundlichkeit in Einklang zu bringen, idealerweise für alle Teams. Oftmals wird dann Excel/Sheets als vermeintlich übersichtliche Lösung gewählt, mit der sich "irgendwie jeder" auskennt. Doch Excel ist keine zukunftsfähige Antwort auf komplexe Anforderungen. Zwar liebe ich Excel auch, aber es ist eben nicht die Lösung für die digitale Transformation des Finanzbereichs.

Die Rückkehr zu Excel ist oft ein Symptom für tieferliegende Probleme. Es zeigt, dass Unternehmen ihre digitalen Prozesse nicht ausreichend durchdacht haben und in eine unstrukturierte Tool-Landschaft geraten sind. Hier ist ein strategischer Neuanfang gefragt.

Wie kannst du also der digitalen Tool-Überlastung entkommen und eine effiziente, zukunftsorientierte Lösung implementieren? Hier sind drei Schlüsselstrategien:

Konzentriere dich bei der Auswahl neuer Tools nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern vor allem auf die Integrationsfähigkeit. Priorisiere Lösungen, die von Anfang an eine hohe Schnittstellenqualität bieten. Dies macht dich effizienter in der Auswahl und flexibler im Wachstum. Eine gute Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen, reduziert manuelle Aufwände und minimiert Fehler.

Ein Beispiel: Statt separate Tools für Rechnungsstellung, Spesenmanagement und Buchhaltung zu wählen, solltest du nach Lösungen suchen, die diese Prozesse integriert abbilden und nahtlos mit deinem ERP-System kommunizieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft eine transparente Datenbasis.

Beginne dort, wo der Hebel am größten ist: bei Kernprozessen, die maximal standardisiert ablaufen und wo das größte Bottleneck im Wachstum in Bezug auf Personalkapazität besteht. Ein typisches Beispiel ist der Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess, also der Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung. Die Einführung einer Lösung für das Rechnungsmanagement oder Spend Management kann dich entlasten und verhindern, dass du mit steigendem Umsatz auch immer mehr Personal für die Bearbeitung von Rechnungen benötigst. Im nächsten Schritt kannst du dich dann Order-to-Cash-Prozessen widmen.

Thomas Schmidt, CFO eines mittelständischen Unternehmens, berichtet: "Durch die Automatisierung unseres P2P-Prozesses konnten wir die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 60 % reduzieren und gleichzeitig die Genauigkeit erhöhen. Das hat uns nicht nur Kosten gespart, sondern auch die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter erhöht."

Investiere frühzeitig in Technologien, die relevante Echtzeitdaten bereitstellen. Mit Buchhaltung und manueller Arbeit in Excel erreichst du dieses Ziel nicht. Definiere zunächst die wichtigsten Prozesse und deine individuellen Entscheidungsanforderungen. Analysiere dann die Datenquellen und den Datenfluss (von wo nach wo). Erst danach solltest du überlegen, welche Tools dir diese Informationen liefern können.

Echtzeitdaten ermöglichen es dir, fundierte Entscheidungen zu treffen, Trends frühzeitig zu erkennen und Risiken zu minimieren. Statt auf veraltete Berichte zu warten, hast du jederzeit einen aktuellen Überblick über deine finanzielle Situation.

Gehe bei der Toolauswahl strategischer vor. Konzentriere dich auf weniger isolierte Tools, die dafür besser integriert sind und sich klar auf deine Kernprozesse fokussieren. Es geht nicht darum, möglichst viele Tools zu implementieren, sondern die richtigen Tools auszuwählen und optimal miteinander zu vernetzen.

Denke daran: Eine erfolgreiche digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Beginne mit kleinen Schritten, evaluiere regelmäßig deine Fortschritte und passe deine Strategie bei Bedarf an. So schaffst du eine Tool-Landschaft, die dich wirklich unterstützt und nicht überfordert.

Kurz gesagt: Weniger ist mehr. Konzentriere dich auf Integration, Automatisierung und Echtzeitdaten, um der digitalen Tool-Überlastung zu entkommen und dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Hör auf deine Bedürfnisse und gestalte proaktiv, anstatt dich von einer Flut an Angeboten treiben zu lassen. Du hast es in der Hand!
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