Innovationsworkshop online: Geht das?

Ja, das geht! Vor zwei Jahren war ich noch skeptisch, inzwischen habe ich es oft genug erlebt. Hier einige Tipps für einen Innovationsworkshop online. Und ein großes "Danke" an meine experimentierfreudigen Kunden und Kollegen!

Klar: offline. Spontan antwortet das fast jeder. Warum sonst auch hat man extra einen "Innovation-Space" geschaffen, mit bunten Hockern, lässigen Sofas und flexiblen Tischen. Eben: Weil eine kreative Atmosphäre leichter gelingt, wenn man sich persönlich trifft, vorzugsweise in einem inspirierenden Ambiente. Dennoch, der Bedarf an kreativen Lösungen wird ja nicht geringer in der Krise. Im Gegenteil: es gibt massenhaft Probleme zu meistern und Chancen aufzutun. Gar kein Workshop, bis es wieder live klappt, ist also keine Option. Deshalb haben wir experimentiert, erst unter Kollegen, dann mit geschätzten, test-freudigen Kunden. Und es klappt! Zwar ist ein Innovationsworkshop online anstrengender... und wir würden ein offline-Setting noch immer bevorzugen, wenn es sich mit vertretbarem Aufwand und sicher realisieren lässt. Aber wir haben festgestellt: auch online kann man zu exzellenten Ideen und Ergebnissen kommen - wenn man einige Punkte beachtet.

Die besten Erfahrungen habe ich mit einer Kombination aus Zoom und einem Online-Whiteboard gemacht. Zoom ist bislang unschlagbar, wenn es um Breakout-Groups geht. Mit keinem anderen mir bekannten Tool lassen sich die Teilnehmenden so komfortabel in Arbeitsgruppen aufteilen und wieder zusammenholen. Sollte Zoom aus Kundensicht ein No-Go sein, ist es wichtig auf der alternativen Plattform genügend Konferenzräume vorab einzurichten, in die sich die Teilnehmenden dann nach Bedarf einwählen können.

Unter den Online-Whiteboards sind Miro und Conceptboard meine Favoriten. Beide bieten eine unendliche Fläche, die während des Innovationsworkshops gemeinsam befüllt werden kann, u.a. mit Post-its, also ideal für die Ideenfindung. Die Teilnehmenden wählen sich einfach per Link ein. Sie erscheinen mit personalisiertem Cursor auf dem Board und können sich dort unabhängig voneinander bewegen und miteinander kreativ werden. Das funktioniert perfekt, wenn ich als Moderatorin das Whiteboard gut vorbereite. Die Möglichkeiten sind gigantisch: Ich kann Arbeitsbereiche für unterschiedliche Aufgabenstellungen und Gruppen anlegen, Post-its und Voting Points bereitlegen, Hintergrundinformation und Arbeitsanweisungen hinzufügen, Beispiele dazu pinnen. Außerdem Icons, Bilder und sogar Videos... Und ja, Sie vermuten richtig: diese Vorbereitung ist echt Arbeit, meist deutlich mehr als bei einem Live-Workshop, wo man seine Arbeitsblätter und Post-its in den Koffer wirft und den Arbeitsraum während des Workshops zusammen mit den Teilnehmenden gestaltet. Doch es lohnt sich!

Bei längeren Workshops nehme ich gern noch eins der oben genannten Tools dazu, um rasch Kommentare zusammenzuführen, Stimmungen abzufragen, oder mit einem kurzen Quiz nach der Mittagspause für gute Laune und einen wachen Geist zu sorgen. Alle drei sind von den Teilnehmenden sehr einfach vom Smartphone aus zu bedienen und hilfreich, um die Interaktion noch lebendiger zu gestalten.

Ideenfindung und Ideenausarbeitung sind die zentralen Elemente jedes Innovationsworkshops. Ich bevorzuge - auch im Offline-Setting - kleinere Teams, die parallel arbeiten. Dann kommt einfach mehr raus. 5 bis 7 Personen pro Team sind ideal für die Ideenfindung, 2 bis 3 für die Ideenausarbeitung. Was nun, wenn es 8 oder 9 Teilnehmende sind? Einerseits sind Teams besonders kreativ, wenn sie divers sind, also alte und junge Menschen, Männer und Frauen, Personen unterschiedlicher Kulturkreise und Fachbereiche zusammenbringen. Das heißt, die Teams dürfen nicht zu klein sein. Anderseits ziehen sich einzelne Team-Mitglieder umso eher zurück, je größer ein Team ist, insbesondere die Introvertierten. Das sollte man vermeiden, denn oft steuern gerade die "Stillen" besonders originelle Ideen bei. Sie brauchen nur genügend Raum. Weil ein Online-Setting solche "Rückzugstendenzen" begünstigt, tendiere ich bei Online-Workshops noch mehr als sonst zu kleinen Teams. Aber klar, jede Teilnehmergruppe ist anders. Deshalb probiert man es am besten miteinander aus: Ein Ideensprint im größeren Team, einen in geteilten Teams. Danach fällt die Entscheidung meistens leicht. Hinsichtlich des Whiteboards hat es sich bewährt, für solche Fälle eine optionalen "Track" für ein weiteres Team anzulegen.

Es gibt mehr Unwägbarkeiten, die Entfernung ist größer, das Potenzial für Missverständnisse höher. Deshalb sind die Teilnehmenden - noch mehr als bei Offline-Workshops - gefordert, mit dafür zu sorgen, dass es funktioniert. Durch Rückmeldungen, Fragen, Nachhaken und Meldungen, wenn Pausen nötig sind. Für mich als Moderatorin heißt das, dass ich permanent dazu einlade. Und für uns alle, dass wir Schritt für Schritt miteinander entscheiden, wie wir den Workshop gestalten: wann und wie lange wir Pausen machen, wie groß die Breakout-Groups sein sollen, ob wir noch eine Testrunde brauchen, einen weiteren Ideensprint einlegen oder weitergehen zur Ideenausarbeitung...

Ehrlicherweise hat mich das am meisten überrascht: Wie gut das Miteinander online gelingen und ein Teamgeist entstehen kann. Es ist großartig, zu erleben, wie Kolleg*innen sich gegenseitig in der Handhabung der Technik unterstützen, Pausen fordern, wenn Team-Mates erschöpft sind... oder wie sich Metaphern, prägnante Begriffe oder Witze im Zuge des Online-Workshops etablieren - gerade so, wie im persönlichen Miteinander auch. Diese Stimmung ist essentiell. Nicht nur, damit die Ideenfindung gelingt, sondern auch, damit die Umsetzung nach dem Workshop Fahrt aufnimmt. Ein erfolgreicher Innovationsworkshop liefert neben originellen Lösungsansätzen auch den Team-Impuls, den es dafür braucht.

Das habe ich gelernt: Ich bin überrascht, was geht! Eigentlich ist ein Innovationsworkshop online gar nicht sooo anders als offline. Es ist eher so, dass einige Erfolgsfaktoren, die für jeden Workshop gelten, im Online-Setting noch mehr zu Buche schlagen. Hier meine Take-Aways: